シンガポール会社設立に必要な「会社秘書役」とは? その意味と役割をご説明

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「シンガポールで新たに会社を設立したい」
あるいは、
「シンガポールで、既存のビジネスをさらに発展させたい」
とお考えのあなたの為に、
「シンガポールの会社設立」や「シンガポールの税制」などに関するトピックスを
簡潔に、そして分かりやすく解説するブログです。

今回のトピックは「会社秘書役」についてです。

会社秘書役とは、一体どんな事をする人なのでしょうか?

日本には、「会社秘書役(Company Secretary)」という制度がないので、
一体どんな制度を指すのか、なかなかイメージがしにくいようで、
当社のお客様の中にも、
会社の秘書的な仕事をする人と混同してしまう方も少なくはありません。

一言で言ってしまうと、会社秘書役とは、
日本で言う、行政書士さんのような業務を行う人を指します。

具体的には、シンガポールの会社法で定められた様々な書類を準備し、
会計企業規制庁(ACRA)に提出、
そしてそれらの書類を保管する事が
会社秘書役の主な業務になります。

各種書類とは、毎年の年次報告書(Annual Return)
取締役会の議事録、
住所・資本金・株主等の登記事項変更時の書類の事を指します。

会社秘書役の任命は必須事項です

シンガポールに登記された全ての法人は、
登記後6ヶ月以内に、一人以上の
会社秘書役を任命することが、
義務付けられています。

会社秘書役は、シンガポールに住所があることが必須条件となります。
取締役が複数いれば、
そのうち一人が会社秘書役を兼務することができますが、
会社の法務に必要な各書類の作成を行う必要があるため、
通常は会計事務所や法律事務所などの専門家が、
担当することになっています。

非公開会社(Private Limited company)の場合、
秘書役は特に資格を有する人が
任務に当たる必要はありません。

但し、公開会社(Limited company)の場合は、
公認会計士や弁護士など、
会社法に従った条件に合致する人を秘書役に任命する必要があります。

*公開会社の秘書役条件に関して、詳細が知りたい方は、
ACRAのページ(英文)をご覧ください。

秘書役の責任と任務

実はシンガポールでは、つい数年前までは、
秘書役の任命が必須事項と言われていながら、
ACRAの方で、それ程厳格に取り締まっている様子はありませんでした。
(このあたり、結構シンガポールはアバウトです。)

小規模の会社の中には、
秘書役を選任せずにそのまま放置しておくところが多かったようです。

しかし、秘書役任命の決まりが厳格化された、
2,3年前から、慌てて秘書役を専任するような会社も出てきています。

選任される会社秘書役は、
シンガポールの会社法で権限や義務が規定されています。

中立的な立場を取って、
会社の書類等に間違った情報はないか確認を取るものも、
秘書役の業務の1つです。

一昨年からは、法人を通じてのマネーロンダリング等の不正を取り締まる為、
PEP(Politically exposed person)のチェックが行われるようになりました。

PEPに関する書類に、嘘がないかをチェックするのも
、秘書役の業務となっています。

秘書役という業務は、取締役と同様、
対外的に責任を伴うものなのです。

なので、いくら何も資格が必要ないからと言って、
費用を節約するために、
従業員やご家族などを適当に秘書役に任命するのは、
避けた方が無難です。

会社秘書役が必要な国

会社秘書役というのは、日本には存在しない制度ですが、
世界中を見渡すと、決して珍しい制度ではありません。

アジアでは、シンガポールのお隣のマレーシア、
そして、中国や香港なども、
会社の機関として、会社秘書役の任命が義務付けられています。

インドやオーストラリア、
そしてアメリカやイギリスも秘書役制度は存在します。

日本でのスタンダードが決して、
世界のスタンダードではないと言う事を知っておくことは大切ですね。

まとめ

本日のトピック「シンガポールの秘書役制度」はいかがでしたか?

シンガポールで、会社を設立する際に、
設立に関する詳しい内容を全て完璧に把握する必要は無いと思いますが、
ある程度の知識をつけておくことは大切です。


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